• Primeiros passos para escolha dos artistas
• Como saber se a atração Vale a Pena para seu evento
• Como prever custos indiretos e facilitar as negociações
• Como construir a LineUp

Todo evento quer passar uma experiência, quer transmitir sensações para seu público, e um dos principais pontos para isso é com a escolha das atrações certas! É muito importante que as suas atrações sejam condizentes com a experiência que você quer passar com o seu evento. Se você quer fazer uma festa temática de carnaval, não faz sentido encher a sua Line-up com artistas de música sertaneja, por exemplo.

A escolha da atração deve estar atrelada a concepção do seu evento, o gênero musical deve estar condizente com isso.

Independente de qual for a concepção do seu evento, o seu objetivo final sempre será apenas um: Escolher atrações que atendam os gostos do seu público e que se encaixem dentro da Line-up, ou seja, definir quem vai tocar em cada um dos horários de forma estratégica, e por fim, garantir que os custos com atração não ultrapassem o valor estipulado no seu orçamento prévio.

Com esse objetivo em mente, vamos seguir para os próximos passos, que vão servir como guia para atingi-lo.

O que você deve ter em mente é que a música é o ponto mais marcante de uma festa, tudo pode estar perfeito, mas se a música estiver ruim, seu evento não ficará marcado, por isso os artistas devem ser escolhidos com bastante cuidado.

Primeiro de tudo, você precisa pensar em todas as possibilidades coerentes, para não deixar esse processo mais eficaz, estipule algumas delimitações para a escolha (Se serão nacionais ou apenas regionais, que sejam de x gêneros musicais). Com isso, a próxima etapa é reunir sua equipe e fazer um brainstorming!

Agora a ideia é jogar todas as possibilidades na mesa! Faça um levantamento dos artistas no geral, naqueles que estão em alta e nos que você enxerga potencial de crescimento.

Uma estratégia comum realizada pelos produtores é contratar artistas que estão começando a ficar conhecidos, mas que ainda não ficaram famosos na sua região, e alinhar a data da festa com base em na previsão do sucesso do artista. Isso possibilita ter um artista conhecido por um preço muito mais em conta

Depois de listar as atrações, você deve coletar todos os orçamentos e disponibilidades dos artistas, e ponderar quais valem a pena para a realidade do seu evento, lembrando que os valores não podem ultrapassar o seu orçamento prévio.

Uma boa forma de decidir se uma atração vale ou não a pena, é pegar o seu custo e dividir pelo número de pessoas que irão na festa. Por exemplo, vamos supor que você estima um público de 1200 pessoas para sua festa, e a atração principal que você está de olho cobra 20.000 reais para tocar no evento. Se dividirmos 10.000 por 1200 vamos chegar em algo próximo de 16,6 reais por pessoa, esse é o peso que a atração tem no preço do seu ingresso, se você acha que se público pagaria entre 16 a 17 reais só para ver essa atração, isso quer dizer que em termos de orçamento, essa é uma atração qualificada!

A força do artista no seu evento é muito grande! Se o seu artista principal visado está com um preço bom, e você sabe que em breve ele vai estourar, mas ele não tem disponibilidade para a data do seu evento, você pode cogitar em alterar a data, já que ele terá um grande potencial de atrair mais vendas e consequentemente gerar maior reconhecimento e lucro.

Lembrando que isso é sempre bom ser definido antes de soltar o save the date, ou seja, ainda na etapa de planejamento do evento, já que não é uma boa ideia alterar a data do evento depois do Save the date, isso deve ocorrer apenas em situações extremas.

Na hora de negociar com as atrações, você deve ter em mente todos os custos indiretos que estarão envolvidos no preço final. Alguns custos indiretos mais comuns são os de transporte, alimentação, e estadia e camarim do artista e de sua equipe, e dependendo da fama dele, esses custos podem subir muito e até se tornarem imprevisíveis, então sempre trabalhe com uma margem de segurança.

Outros tipos de custos indiretos que você pode encontrar são os de especificações técnicas dos equipamentos, os artistas mais famosos podem exigir um determinado tipo de microfone ou mesa de som, por exemplo.

Ter essas informações em mente é essencial para chegar mais preparado para uma negociação, e evitar surpresas de custos mais para frente.

Tudo isso deve ser muito bem conversado antes do fechamento do contrato, para você garantir que seu orçamento prévio não será violado.

Depois de fazer o levantamento dos artistas, você está pronto para começar a montar a estrutura da sua Line-up!

Essa etapa deve ser feita junto com a escolha das atrações, pois a estrutura da Line-up é totalmente vinculada com os artistas que estarão presentes. Uma boa forma para escolher seus artistas é montar diversas possibilidades de Line-up, com diferentes artistas, e ver qual delas seria a mais atrativa para o seu público.

Se você fechar contrato com todos os artistas antes de pensar na estrutura da Line-up, você pode correr o risco de não conseguir encaixar esses artistas de uma forma agradável e estratégica no evento, e isso pode prejudicar bastante no efeito que as atrações vão ter sobre o público.

Para construir a sua Line-up, você deve partir da sua atração principal! Vamos imaginar uma festa que começa às 17 e vai até a meia noite, qual é o horário ideal para ela subir no palco?

Não há uma resposta certa, nós poderíamos chutar às 22 por exemplo, mas a única maneira de ter a resposta certa é conhecendo muito o seu público, com base em eventos anteriores que você realizou, ou em eventos em que seu público também frequenta.

Saber o horário certo para a sua atração principal é o primeiro passo para a construção da Line-Up, mas a parte mais importante ainda está por vir.

O que define uma boa Line-up não é o conhecimento técnico, mas sim o quão bem você conhece o seu público e a sua sensibilidade em conseguir encaixar as atrações secundárias em uma ordem que agrade o seu público, e que o deixe o mais aquecido e animado possível para quando a sua atração principal aparecer em cena.

Com a música, você pode controlar o comportamento do seu público, você pode definir se quer o seu público mais calmo no início da festa e mais agitado perto da atração principal, por exemplo.

Além de aquecer sua atração principal, a Line-Up deve ser distribuída de uma forma em que as músicas não fiquem cansativas. Colocar várias atrações de funk em sequência pode deixar seu público enjoado, uma boa alternativa é quebrar isso com alguma atração com outro estilo musical intercalando as demais.

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