Encontrar todos os custos envolvidos no evento costuma ser uma das maiores dificuldades das entidades. Por mais que sejam gastadas horas pensando em tudo, quase sempre algo é deixado para trás.

Pensando nisso, apresentamos para você uma estrutura de custos que além de evitar esse problema, vai economizar muito do seu tempo na hora de planejar os custos e investimentos do seu evento.

Mas antes, se você ainda não conferiu a nossa matéria sobre a concepção do seu evento, recomendamos fortemente que leia, pois ela é um passo anterior e essencial para a continuidade desse tema.

Ao final, você aprenderá a:

- definir todos os tipos de custo do seu evento

-definir seu ticket médio

-Definir a quantidade e preços dos lotes

A partir de agora, aproveite nosso conteúdo direto ao ponto e sem enrolações! Vamos falar sobre os 7 tipos de custos presentes nos eventos universitários!

1.Atração
2.Bar
3.Locação
4.Estrutura
5.Marketing
6.Serviços
7.Outros

Com todas essas categorias em mente, fica difícil deixar algo para trás! A partir delas, é possível definir também suas subcategorias, como por exemplo (Serviços: Fotografia, seguranças…)

Antes de tudo, é importante lembrar de sempre jogar os preços em um cenário pessimista, para sempre trabalhar com uma margem de segurança e evitar problemas lá na frente. Agora bora falar sobre cada um deles!

Primeiro de tudo, vamos falar das estrelas do seu evento, as atrações!

Os artistas escolhidos dependerão muito do seu público escolhido e da quantidade de pessoas estimada e do tipo da festa, o que guiará muito essa etapa será a concepção do evento. É interessante lembrar que dependendo do artista escolhido, as outras categorias podem alterar, como local, estrutura e serviços prestados, por exemplo.

Uma dica aqui é estipular um valor para atrações que cabe no seu orçamento e procurar a partir daí, sempre lembrando do seu tipo de público.

Para entender mais sobre, separamos uma matéria exclusiva para você sobre como escolher suas atrações.

Aqui deverá ser decidido qual será o esquema do bar da festa, se será bar pago ou Open Bar. Essa informação é extremamente relevante não apenas para definir a quantidade e custo das bebidas, mas também é a chave para se trabalhar com o seu tipo de público e consequentemente com sua equipe de marketing.

O tipo de bar é um dos principais determinantes do preço dos ingressos, o open bar encarece seu ingresso, mas pode ser muito atrativo para seu público. O bar pago por sua vez deixa seu ingresso mais barato, mas pode não ser um grande atrativo. Tudo dependerá de qual vai ser sua estratégia para obtenção de renda e divulgação.

Se o seu público gosta de open bar e está disposto a pagar mais caro por isso, esse poderá ser seu esquema de bar, e o seu marketing deve enfatizar isso para atrair cada vez mais o seu público.

Um ponto importante a ser destacado é que quando você escolhe o open bar, é que o custo das bebidas entra no orçamento prévio, e quando você escolhe bar pago, não entra no orçamento prévio, pois será um custo variável nesse caso.

A locação pode ser uma das principais limitações do seu evento, dependendo da cidade. Ver com antecedência é essencial para guardar o local de acordo com a data e transformar seu orçamento em orçamento definitivo. Além disso, fatores como: O local é aberto ou fechado?; Que tipos de estrutura contém? Precisa de banheiros químicos? são muito importantes para deixar seu orçamento mais preciso e não ter surpresas depois.

Saiba tudo sobre o espaço do seu evento na nossa matéria sobre como escolher o local ideal.

Essa parte compõe uma boa parte do que o seu evento precisa para funcionar bem, e está muito atrelado ao local, bar e atrações escolhidas.

Dependendo do local escolhido, muito da estrutura pode já estar incluso, é muito bom que isso seja sempre avaliado para evitar trabalho e custos excessivos.

Dentre as principais estruturas presentes nos eventos, podemos citar: Palco, som e iluminação, banheiros, barreiras, estrutura presente nos bares, tendas, eletricidade, água encanada e dentre outros.

Para deixar mais fácil para você, preparamos uma matéria exclusiva, para você nunca mais errar no local.

Os serviços servem para que tudo possa funcionar e para contornar a falta de alguma estrutura.

Geralmente, os serviços envolvidos em um evento são: Pessoas para trabalhar nos bares, pessoas para trabalhar na portaria, Staffs, assistentes de palco, seguranças, fotógrafos e equipe de filmagem, bombeiros, tenda do acolhimento, enfermeiros, praça de alimentação, vendedores de produtos e dentre outras possibilidades.

Para saber quais serviços já deveriam estar fechados para o seu evento, acesse nossa matéria exclusiva sobre serviços.

O marketing é muitas vezes subestimado, mas é o grande responsável pelas suas vendas, não adiantaria nada fazer um open bar de respeito com uma atração aclamada se ninguém do seu público ficar sabendo.
Se sua entidade ou empresa possui uma boa equipe de marketing, capaz de desenvolver uma identidade visual e plano de divulgação do seu evento, você pode estar no caminho certo e ainda evitar custos.

Mas, dependendo do porte do seu evento e da capacidade da sua equipe, contratar uma agência de marketing pode ser um grande diferencial.

Categoria outros serve para manter a segurança do seu orçamento, quanto menor for sua certeza dos valores indicados nas outras categorias, maior deverá ser o valor disponibilizado para custos que ainda não são conhecidos, mas que poderão ocorrer.

Com isso, você também pode utilizar essa categoria como um indicador de certeza, quanto menor for seu valor de "outros", maior será sua certeza dos demais valores.

Pronto, agora você tem o orçamento prévio do seu evento, as coisas estão caminhando bem, mas não param por aí! Agora devemos fazer nossa projeção de vendas e projeção de preços e quantidades de ingressos por lote.

Mas antes de tudo, vamos começar com um exemplo simples de orçamento de tudo que falamos até agora, que vai ajudar a entender os próximos passos.

Somos a Cheers, uma empresa focada em trazer as melhores soluções para o ecossistema universitário!