Pontos que você precisa evitar na construção do seu evento

Cansado de ter dores de cabeça desnecessárias com seus eventos? Confira agora pontos que você precisa evitar na construção dela.
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No BBB quando as pessoas erram, elas perdem seguidor, muitas vezes são eliminadas e toma aquele choque de realidade no “Papo com o Eliminado”. Já na vida real de quem produz evento, quando se erra dívidas e mais dívidas podem surgir, feedbacks negativos de clientes podem aparecer e rompimento com parceiros podem acontecer.

Para que essas situações chatas sejam evitadas, a Cheers listará a baixo os principais erros que você precisa evitar de cometer no pré, durante e pós evento.

Preparados?

Ponto #01 - Não saber escolher a plataforma de vendas do seu evento

Na hora da pressa muitas vezes agimos por impulso e não realizamos as escolhas certas por falta de análise.

Nesse sentido, quando falamos sobre plataformas de vendas o ideal é respirar fundo, pesquisar quais são as principais do mercado, listar as necessidades da sua entidade e comparar todas as empresas.

Por exemplo, com a Cheers você consegue atingir as principais necessidades, como:

  • Temos a menor taxa do mercado, logo seu cliente irá agradecer;
  • Temos + de 1 milhão de usuários, logo é provável que seu cliente já esteja na plataforma;
  • Temos um suporte com tempo de resposta de menos de 3 minutos, logo seus problemas podem ser resolvidos num piscar de olhos;
  • Vender pela Cheers é muito fácil e rápido, isso porque nossa ferramenta é muito tranquila e você como usuário consegue configurar todas as funções sozinho(a);
  • Temos + de 15 mil eventos já criados na plataforma, logo a probabilidade de dar erro na plataforma em seu evento é pequeno;
  • Estamos presentes em todos os estados brasileiros + Paraguai e Argentina, logo a probabilidade de seu cliente que estiver fora da plataforma conhecer a Cheers é bem alta;
  • A Cheers oferece serviço de tráfego pago (Cheers Ads) para as redes, logo isso pode ajudar o alcance de suas publicações e por consequência pode aumentar suas vendas.

Portanto, estude as plataformas e veja o que melhor atende sua festa.

Lembrando que após começar as vendas, não é recomendado mudar.

Logo, realizar uma escolha consciente é importante.

Ponto #02 - Não seguir à risca o orçamento inicial do evento


Pode parecer meio careta, mas é essencial que seu evento siga à risca o orçamento aprovado pelo tesoureiro/financeiro e a Presidência.

Planilhe todos os valores de entradas e saídas para gerar melhor controle. Isso porque uma vacilada que você der e não seguir o planejado, pode trazer cortes indesejáveis para evitar dívidas no evento.
Se conseguirem, tentem gastar menos do planejado, seja pedindo desconto, revendo se o número de choppeiras contratadas realmente são necessárias ou se tem como diminuir e até mesmo revendo custos de papelaria e decoração previstos de acordo com a projeção real da venda de ingressos.

Se você não souber montar uma planilha de orçamento de eventos, fique tranquilo(a) que a Cheers já pensou em tudo.

Ponto #03 - Não seguir um planejamento

Pode parecer algo que só existem nos livros, mas quando falamos de eventos ele realmente precisa existir.

Através de um planejamento você consegue definir prazos para seus membros realizarem orçamentos, consegue colocar data final para decisões de coisas importantes (como fechamento de local e atrações), consegue definir datas de reuniões para a galera já se programar e não faltar.

Além disso, quando falamos de planejamento das redes sociais, você consegue definir com antecedência os posts que sairão para que sua equipe de marketing tenha tempo hábil para produzir as artes, escrever legendas, fazer roteiros de vídeos, gravar e realizar as correções necessárias das peças.

É importante também que esse planejamento tanto de organização do evento quanto de marketing seja seguido porque às vezes um dia de atraso pode fazer diferença.

Ponto #04 - Não retirar suas licenças e alvarás

Pegando o gancho sobre planejamento, outra questão muito importante é se atentar as datas para emissão das licenças e alvarás do seu evento.

Se não ficar em cima dessa questão, pode ser que as licenças e alvarás não sejam feitas a tempo e então seu evento pode não acontecer, acontecer de forma irregular ou ser denunciado por alguém e consequentemente pagarem uma multa.

Por conta de feriados, finais de semanas e o processo burocrático, o ideal é que comece o processo para emissão deles com pelo menos 35 dias de antecedência.

Sendo assim, programasse!

Ponto #05 - Não ter uma equipe treinada para gestão de crise no dia do evento

Como a vida sempre é imprevisível mesmo com o maior planejamento possível, precisamos estar preparados para o pior.

E como um evento não se faz sozinho, sua equipe também tem que estar preparada.

Normalmente são em momentos bem pré-evento ou durante evento que alguma coisa pode dar errado como: fornecedor avisando que não vai entregar o combinado, atrações chegando após o horário combinado, brigas físicas ou verbais durante a festa, equipamentos ou objetos danificados pelo público, falta de alguma bebida para realizar uma receita de Gummy/Mé, entre outros.

Para que os problemas que apareçam sejam solucionados o mais rápido possível, é crucial que sua equipe tenha inteligência emocional para saber como agir nessas situações.

Alinhe quem deverá ser chamado para tomar frente da situação a depender do tema, como seus membros devem conversar com o cliente enquanto o responsável não chega e como seus membros devem se portar mediante a essas situações.

O principal é pedir para que eles mantenham a calma e não demonstre desespero aos outros.

Nessa hora, a comunicação cara a cara é fundamental. Radinhos ou grupos de whatsapp podem mais prejudicar do que ajudar, mas caso eles sejam o único canal possível no momento preze pela objetividade (o que aconteceu, como aconteceu, como vamos resolver).

Outros pontos para evitar na construção de seu evento sempre existirão, mas se evitar esses 5 que citamos pode ter certeza que estará indo no caminho certo.


Aproveite e baixe nossos materiais que vão te ajudar muito nessa jornada!

Sentimos que você já está pronto para um próximo nível.

Gabriela Rapp
Gabriela Rapp

Marketing de Conteúdo


Escritora

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Somos a Cheers, uma empresa focada em trazer as melhores soluções para o ecossistema universitário!

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