O carnaval passou, o ano começou e agora?

Quer entender para qual caminho sua entidade deve seguir? Confira agora 10 dicas essenciais para aplicarem na prática!
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Em ritmo de música triste de quem nunca supera o fim do carnaval e o começo oficial do ano brasileiro, dois universitários agora se encaram através das telas: a redatora que aqui escreve e você, leitor com intenção de melhorar o dia a dia da sua entidade nesse novo ano.

Deixando as memórias dos últimos dias de lado e focando no presente (e futuro) precisamos conversar sobre o segundo 1º de janeiro que só acontece nesse país tropical em que moramos: o pós-carnaval. É justamente nesse momento que precisamos dar o gás e fazer tudo aquilo que está pendente.

Agora, felizmente, não há desculpas que atrapalhem a colocar aquele projeto no ar ou resolver aquele gargalo da sua entidade. Nesse sentido, a Cheers vem te listar os 10 principais itens para você acompanhar e dar check nesse novo “ano novo”!

Bora, lá?

Ponto #01: Realizar troca de gestão (e dar start na cogestão)

Para aquelas entidades que realizam a troca de gestão todo início de ano e ainda não realizaram, esse é o ponto de prioridade máxima para ser resolvida.

Isso porque essa troca que vai guiar e definir todo o percurso que a sua entidade deve percorrer ao longo desse ano, ou seja, quanto mais cedo resolverem essa pendência, mais tempo vocês terão para organizar a casa novamente.

Isso é essencial quando falamos de troca de gestão + cogestão (momento que deveria ser obrigatório em toda entidade). A cogestão é justamente o momento de passagem de funções, demandas e alertas da gestão do ano anterior para atual onde a gestão anterior está justamente presente para orientar a gestão atual em qualquer dificuldade.

Todos sabemos que pegar uma gestão de uma entidade que influencia X mil alunos, cuida de Y atletas e ritmistas, lidera Z membros, não é um trabalho fácil.

Ainda mais por se tratar de um trabalho não remunerado que exigirá momentos de estresses recorrentes.

Portanto a cogestão é fundamental nessa troca para preparar a nova galera pelo que está por vir e dizer que tudo ficará bem independente do caos que passarem.

Ponto #02: Realizar reuniões de alinhamento da nova gestão com as diretorias

Após a nova gestão eleita e iniciado o processo de cogestão, o atual presidente e vice precisam alinhar as expectativas que possuem para a entidade e quais objetivos desejam alcançar para então criarem um plano de gestão.

Quando falamos de plano de gestão, pode parecer algo formal demais que descaracterize o perfil não tão burocrático de alguma entidades acadêmicas, mas muita calma nessa hora.
O plano de gestão que queremos dizer nada mais é que esse registro do que desejam alcançar no novo ano, quais problemas irão solucionar e como pretendem atingir isso.

Não precisa ser nada tão rígido como um PDF de 100 páginas. Mas precisa servir de guia e lembrete ao longo do ano para todas essas diretorias e membros saberem onde querem chegar no final do ano.

Pode ser um docs simples com todos esses pontos descritos. Esse material vai servir como base para a gestão atual se alinhar com cada uma das diretorias.

Pode ser que nessas reuniões eles descubram dores que nunca imaginavam dos membros e os membros descubram metas que nunca pensaram que faria sentido.

Ponto #03: Realizar o planejamento de recepção dos calouros

Depois de ter feito o alinhamento interno entre gestão e diretorias, o próximo passo é pensar no público externo principal de todo início de período: calouros.

Por se tratar do primeiro contato deles com a faculdade e universidade, tudo precisa ser bem planejado. Afinal, não é a toa que dizem que a primeira impressão é a que fica.

Logo, se tudo ser feito de última hora e ficar aquela confusão, pode ter certeza que dificilmente os calouros vão querer contato com sua entidade ao longo dos anos de curso.

Nesse sentindo, para melhor a organização, monte uma comissão interna em sua entidade para a recepção dos calouros na faculdade que ficarão responsáveis para organizar o que será feito, como será feito e quem vai fazer o que.

Uma forma bem bacana de alinhar o útil ao agradável é encaixar um momento da sua entidade na grade de programação que normalmente os coordenadores de cursos montam para a semana de recepção.

Caso vocês não tenham abertura, marque uma reunião com o(a) coordenador(a) para explicar qual a importância da sua entidade, como ela influencia positivamente a vida de alunos e como isso super funciona em outras universidades pelo Brasil.

Explique a ele o que pensaram, como funcionaria a dinâmica disso e qual é o feedback dele(a) como coordenador(a) com anos de experiência de sala de aula.

Não vá com a intenção de colocar os “dois pés no peito”, vá tranquilo e desarmado. O foco são os calouros e não a disputa dos lados (coordenação X entidade). Se alguém sair prejudicado não será você e sim os calouros.

Ponto #04: Criar produtos atrativos pra os calouros

Calouros quando entram na universidade sentem que estão entrando em um mundo novo.

É muita informação para absorver, padrões mentais para quebrar e principalmente novos hábitos a adotar.

Nisso é óbvio que não estão 100% prontos para encarar o dia a dia com objetos que facilitem sua rotina como canecas e tirantes, camisetas casuais para ir nas aulas, doleiras para usar no final de semana e uma blusa esportiva para treinar com a galera.
Esse é o momento perfeito para sua entidade entrar na área: você tem o cliente com a necessidade de consumir, só falta o produto ser criado.

Por isso, o recomendado é que lancem (mesmo que uma curta coleção de poucas peças) para esse público consumir.

Uma forma de economizar o tempo seria relançar peças de coleções passadas que o design já está pronto.

Ponto #05: Começar o burburinho da Calourada

Como mencionamos acima, a universidade é um mundo novo para os calouros. Todos eles alguma vez já ouviram histórias sobre faculdade daquele tio que já se formou, aquele primo que trocou milhares de vezes de curso ou até mesmo daquele professor do ensino médio que jurava de pé junto que tocava o terror.

Assim sendo, eles entram com altas expectativas do que podem viver e entram sedentos por novas histórias.

Essa também é a oportunidade perfeita para gerar tráfego orgânico para a calourada da sua entidade. Jogue uma pergunta no grupo dos calouros e veja quais são as expectativas, quem já está confirmado para ir (mesmo que os ingressos ainda não tenham sido lançados), quem já viu os vídeos de edições passadas, entre outras perguntas.

É muito importante usar a empolgação para trazer cada um para perto da entidade!

Ponto #06: Atrair os calouros para treinos e ensaios

Além da calourada, você também precisa lembrar que esses novos universitários serão os futuros atletas e ritmistas da sua entidade. Por isso, trate de mostrar que sua entidade também não é só bagunça.

Vocês apoiam uma vida mais saudável e momentos para desestressar do dia a dia.

Produza conteúdos para as redes contando as conquistas de seus times, os temas que sua bateria já apresentou nos jogos, conte histórias de pessoas que tiveram suas vidas mudadas após participarem dos treinos e dos ensaios.
Motive cada um mostrando que não é necessário ser um Cristiano Ronaldo da vida ou um ritmista que já recebeu reconhecimento mundial porque vocês ensinam tudo com muita paciência.

Caso esse calouro tenha receio de participar por não saber se gosta, mostre que ele é livre para experimentar e parar se não gostar.

Ponto #07: Apresentar as redes e plataformas que a entidade está presente

Como você quer que seu calouro chegue até você se você não apresentou as redes e plataformas que sua entidade está presente?

Duas sugestões boas para fazer com que eles cheguem até você são: apresentar todos os canais na semana de integração e enviar uma mensagem no grupo com os calouros com link de todas as redes e páginas.

Faça seu time de marketing pensar em uma forma bem bacana de passar isso para os calouros. Será que o ideal seria um texto? Ou quem sabe um reels? Um PDF?

Veja o que mais encaixa na realidade de sua entidade e nos gostos dos calouros para aplicar!

Ah, e não se esqueça de apresentar a Cheers a eles!

Eles passarão mais tempo por aqui do que em qualquer outra plataforma ao longo da faculdade rs

Ponto #08: Estimular os calouros a viverem 101% a faculdade (projetos e afins)

Todo mundo merece ter aquela animação e expectativa típica de calouro! O mínimo é que eles possam viver também. Até porque o que pode ter sido a pior situação pra você, pode não ser para o calouro.

Ele precisa descobrir sozinho seus caminhos e ser aconselhado de vez em quando. Então motive a entrar nas atléticas, nos Centros Acadêmicos, nas Empresas Juniores, nas pesquisas científicas, Comissões de Formatura, DCE, entre outros.
O tempo não volta.

É através desses projetos que cada um vai criando sua rede de relacionamento e se tornam conhecidos, isso pode ser muito bom para o futuro profissional de cada um.

Ponto #09: Criar expectativa nos calouros quanto aos jogos, festas e tradições da entidade

Ainda dentro do tópico anterior, motive seus calouros através de histórias que você já viveu para vivenciarem momentos únicos na universidade como: jogos, festas e outras tradições da entidade.

Conte também experiências únicas que sua entidade já passou como aquele pódio depois de um ano ferrado que tiveram ou aquela festa que deu toda errada.

O importante é que eles imaginem a sensação de viver isso.

Talvez uma forma de estimular isso seria criar um quadro em alguma das redes da atlética de vídeos semanais de antigos membros e alunos contando histórias de momentos icônicos podendo ser desde micos, fracassos e conquistas.

Isso emocionaria a velha guarda da sua entidade no sentido de saudade e emocionaria também a nova guarda pelo o que podem viver nesses próximos anos.

Ponto #10: Ser alguém para seu calouro contar nos momentos de dificuldade e nas conquistas

O último tópico parece simples, mas faz uma diferença e tanto.

Muitos universitários saem de suas cidades natal para estudar na faculdade dos sonhos, nesse sentido precisam recomeçar em algumas áreas da vida, principalmente amizade.

Nessa fase de recomeço é muito importante poder contar com alguém de maneira presencial. É essa pessoa que poderá te dar um abraço apertado, te socorrer em momentos de aperto ou tomar aquela cerveja para comemorar o 10 que não esperava.
Pode ser que você não tenha tido isso, mas seja a pessoa que você nunca teve ao seu calouro.

A faculdade é um dos momentos mais lindos e importantes da vida, sua amizade com algum calouro pode transformar a vida dele.

Sem falar que pode ser uma amizade que você levará para a vida toda e que seu eu do futuro vai te agradecer muito por ter cativado isso.

Então invista nos calouros, não vai doer.



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Gabriela Rapp
Gabriela Rapp

Marketing de Conteúdo


Escritora

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