Depois de ter feito o alinhamento interno entre gestão e diretorias, o próximo passo é pensar no público externo principal de todo início de período: calouros.
Por se tratar do primeiro contato deles com a faculdade e universidade, tudo precisa ser bem planejado. Afinal, não é a toa que dizem que a primeira impressão é a que fica.
Logo, se tudo ser feito de última hora e ficar aquela confusão, pode ter certeza que dificilmente os calouros vão querer contato com sua entidade ao longo dos anos de curso.
Nesse sentindo, para melhor a organização, monte uma comissão interna em sua entidade para a recepção dos calouros na faculdade que ficarão responsáveis para organizar o que será feito, como será feito e quem vai fazer o que.
Uma forma bem bacana de alinhar o útil ao agradável é encaixar um momento da sua entidade na grade de programação que normalmente os coordenadores de cursos montam para a semana de recepção.
Caso vocês não tenham abertura, marque uma reunião com o(a) coordenador(a) para explicar qual a importância da sua entidade, como ela influencia positivamente a vida de alunos e como isso super funciona em outras universidades pelo Brasil.
Explique a ele o que pensaram, como funcionaria a dinâmica disso e qual é o feedback dele(a) como coordenador(a) com anos de experiência de sala de aula.
Não vá com a intenção de colocar os “dois pés no peito”, vá tranquilo e desarmado. O foco são os calouros e não a disputa dos lados (coordenação X entidade). Se alguém sair prejudicado não será você e sim os calouros.