Finalmente chegou uma das partes mais legais de se realizar um evento: Tirar tudo do papel e colocar para rodar!

Depois de todo aquele trabalho realizado para planejar seu evento, pensando na data, local, atrações, bebidas, toda a estrutura envolvida e o seu orçamento prévio, tudo pode ir por água abaixo se você não tiver uma boa execução do seu plano.

Ainda não fez o planejamento do seu evento? Recomendamos fortemente que leia nossas matérias anteriores sobre a Concepção do seu evento e como definir o orçamento prévio. Garantimos que tudo ficará mais fácil se você compreender os passos anteriores!

Mas se você já está a frente e já tem tudo planejado, bora entender como colocar tudo em prática de um jeito que realmente funciona!

Ao final, você aprenderá

• Quais as equipes necessárias para seu evento
  
• Quais funções devem ser realizadas
  
• Dicas sobre requisitos legais em eventos
  
• Como iniciar a execução do seu evento
  

A execução do seu evento pode ser dividida em duas partes fundamentais: A Projeção e as Vendas. A equipe responsável pela projeção deve garantir que todos os valores que foram estipulados no seu orçamento, como bebida, marketing e atrações, por exemplo, não ultrapassem o valor que foi definido. A equipe responsável pelas vendas, por sua vez, deve garantir que a quantidade de ingressos que foram definidos por lote sejam vendidos.

A matemática é bem simples! Se o orçamento prévio for violado, sua arrecadação com as vendas pode não ser suficiente para arcar com seus custos, e se as metas de venda não forem batidas, pode haver um desequilíbrio com seus custos. É fundamental que haja uma forte comunicação e entendimento entre essas duas equipes para que tudo ocorra bem. Resumindo, isso definirá que a sua execução seja o mais próximo possível do seu planejamento.

Agora que você entendeu a importância dessa sincronia, vamos falar sobre as funções de cada uma dessas vertentes.

O primeiro desafio é encontrar tudo o que é necessário para o seu evento pelo valor que foi estipulado no planejamento, por isso é importante que lá atrás, seu planejamento seja realista e coerente com o que você quer passar.

A galera responsável pela produção tem que ter uma boa noção de custos, ter um grande leque de fornecedores e parceiros, e ter um bom poder de negociação. A proximidade com os fornecedores e parceiros é muito relevante, já que isso pode dar uma maior abertura na negociação de valores, confiança, oportunidades criadas e fechamento de contrato.

Ter fornecedores de confiança e que cumprem com prazos e valores é uma das maiores riquezas que um produtor de eventos pode ter, procure com antecedência e sempre fique de olho se existe algum contrato envolvido, muitas pessoas não estão no mercado para te ajudar, mas sim para tirar proveito do seu evento, então tome bastante cuidado nessa parte!

Além dos fornecedores, sua equipe deve ficar atenta a todos os tipos de especificações e obrigações da lei para a realização do evento, como alvará da prefeitura, corpo de bombeiros, exigências sanitárias, ambulâncias, possíveis incômodos com barulho, requisitos de segurança, acessibilidade e entrada de menores, que é proibida.

Um recurso muito utilizado pelos produtores de evento para reduzir custos e manter uma boa proposta de valor é usar e abusar de patrocínios! Muitas marcas têm interesse no público que irá no seu evento, e uma negociação benéfica para os dois lados pode aliviar muito seus custos. Uma dica é ter diferentes propostas em mãos na hora de abordar essas marcas, um modelo muito utilizado é o de patrocínio bronze, prata e ouro, por exemplo, onde cada um tem sua forma de mostrar o patrocinador e valor envolvido.

Ao encontrar fornecedores bons e de confiança e estiver com os contratos assinados, o seu evento estará pronto para acontecer, mas seu público precisa ter isso martelado na cabeça, e é aí que entra sua equipe de vendas.

Mesmo que o planejamento e a produção estejam impecáveis, o seu evento pode flopar totalmente se a divulgação e as vendas forem ruins.

Primeiramente, essa equipe será responsável por toda a campanha de marketing envolvida no evento, que deve ser condizente com a concepção e proposta de valor criada no planejamento.

O marketing deve elaborar: Uma identidade visual concisa e que converse com o seu público; um cronograma de postagens com uma boa frequência; conteúdos que agreguem para seu evento e que atinjam seu público; os canais de comunicação envolvidos; flyers; banners e tudo que envolva a parte de divulgação (Obs: É válido lembrar que a parte visual presente na hora do evento, como placas e letreiros, entra na parte de produção)

Tudo isso vai depender do seu público, que também foi definido na concepção do seu evento. Uma estratégia muito utilizada pelos eventos é sempre destacar o que mais chama a atenção do seu público no material de divulgação, como uma bebida "x", um determinado local ou uma atração conhecida.

Além da divulgação, você precisa de pessoas no campo de batalha, seus promoters!
Ter uma equipe de promoters é essencial para divulgar e vender seu evento, por isso é importante selecionar pessoas comunicativas e influentes.

Uma dica para impulsionar o resultado dos seus promoters é trabalhar com um sistema de bonificações, por exemplo, a cada 30 ingressos vendidos o promoters ganha um ingresso, ou a cada 50 ele ganha entrada em alguma área Vip (Obs: Lembre-se de incluir essas bonificações no seu orçamento prévio)

Em resumo, a equipe de vendas será sua grande criadora de materiais de divulgação e gestora dos promoters. 

Somos a Cheers, uma empresa focada em trazer as melhores soluções para o ecossistema universitário!