Uma das melhores partes de ser universitário é poder frequentar as melhores festas e integrar com toda a galera do seu e de vários outros campi, mas que vê de fora nem imagina os desafios envolvidos nessas grandes produções!

E não é à toa que a maioria das entidades realizam eventos, muito mais do que uma celebração, eles são como o coração das operações, já que possibilitam a geração da renda que dará vida a diversos outros projetos, além de também gerar experiências únicas que melhoram o reconhecimento das entidades.

Mas chegar a realização de um evento de sucesso não é tão simples, quando não se tem um bom planejamento e execução, sua festa pode se tornar uma faca de dois gumes e gerar prejuízos a sua entidade.

E foi pensando em tudo isso que apresentaremos aqui uma metodologia detalhada que guiará o seu evento para o sucesso! Confira essas dicas indispensáveis para se criar uma concepção ao seu evento.

Qual o objetivo do evento?

Aqui devemos nos perguntar o porque realizaremos o nosso evento? Como queremos impactar as pessoas? Qual o nosso objetivo ao realizar o evento?

Esses questionamentos darão o pontapé inicial para você passar a conhecer mais sobre o que quer do evento e criar suas próprias expectativas.

Como dissemos anteriormente, a obtenção de renda costuma ser um fator chave para a realização dos eventos, mas nem todo o evento precisa ter esse como sendo o principal objetivo.

Imagine que sua entidade está celebrando 10 anos de existência e vocês pretendem realizar um evento. Nesse caso, o principal objetivo pode ser proporcionar a melhor experiência para seu público, marcar uma ocasião, perpetuar a entidade.

Muitas entidades realizam festas sem nem mesmo pensar em margem de lucro, pois seu principal objetivo é melhorar a imagem da entidade para os alunos, por exemplo.

Se ao final a festa não rendeu nenhum centavo, mas ficou marcado na cabeça das pessoas, seu principal objetivo foi atingido

Conceito é a sua proposta de valor, que experiência quer passar para quem foi no seu evento? o que quer deixar na memória das pessoas?

A maneira mais comum de se definir um conceito para seu evento é atrelá-lo a alguma ocasião ou tema específico.

Um exemplo claro disso são as festas voltadas para a entrada dos calouros. No final, o conceito da festa é gerar uma primeira experiência inesquecível para essas pessoas.

A data do seu evento deve ser pensada com muita calma e divulgada com bastante antecedência. Aqui é importante analisarmos questões como: Na data escolhida o seu público estará disponível para ir? (nas férias, por exemplo, muitas pessoas da faculdade voltam para casa); Já existem outros eventos nesta data? A data está em um período de chuvas ou muito calor? E até mesmo se está perto do recebimento de salário.

Eventos marcados no mesmo dia que o seu não são necessariamente um problema, tudo depende do tipo de público dos eventos. Porém, se você estiver pensando em uma data muito favorável, mas que um evento concorrente já marcou ou irá marcar, você terá que analisar se conseguirá ter espaço e pensar bastante em como será sua divulgação.

Muito mais do que apenas o preço do aluguel ou disponibilidade de alvará, o local escolhido influencia em diversos outros fatores.

Se o local for muito distante do seu público, por exemplo, isso poderá impactar na quantidade de pessoas que terão interesse de ir; Se o local for aberto, devemos levar em conta se a data escolhida está em período de chuva, se tiver, devemos incluir preço de estrutura de tenda, por exemplo, ou escolher um local fechado.

Não deixe de conferir nossa matéria exclusiva com os detalhes sobre como não errar no local do seu evento.

O próximo passo é definir para quem está fazendo a festa, qual é o público alvo!

Muitas vezes as pessoas acham que sabem o que o público quer, quando na verdade não tomam decisões precipitadas e acabam errando logo no início do planejamento.

Um bom exercício para definir seu público é listar pontos como: Quem são? Que curso fazem? Qual a faixa etária, que tipo de música gostam? Que tipo de bebida gostam? Que atrações se identificariam mais? Qual é o poder aquisitivo?


Exemplo: Universitários da UFPR, entre 18 a 24 anos, que gostam de cerveja e corote, escutam pagode e funk, nos últimos eventos gostaram de beer pong na ativação, não pagariam muito caro em um ingresso.


A partir daí fica mais fácil direcionar as suas ações para gerar uma boa experiência para quem frequenta seu evento. Uma maneira simples de entender seu público é olhar com base em eventos anteriores. Quem frequentou os eventos? do que gostaram?

Muitas vezes não teremos dados anteriores, uma boa forma de contornar isso é projetar um público com base nas pessoas que apoiam as ideias da entidade, olhar para quem gosta e participa das suas ações e ver quais são seus padrões de vida e comportamento.

Essa é uma das informações mais importantes para se obter, é só a partir dela que é possível desdobrar quantidades, realizar orçamentos e definir a estrutura necessária para atender o evento.

Esse número pode ser estipulado com base em experiências anteriores, ou baseado em metas. Sua equipe pode estipular a quantidade de pessoas que quer nessa festa e traçar planos de como atingi-la.

Imagine que você queira levar 2000 pessoas do seu público alvo para sua festa. O que posso fazer para levar 2000 pessoas do meu público alvo para o evento? Uma solução seria pensar em quantas pessoas poderiam ser promoters e quantas vendas cada um é capaz de fazer, por exemplo.

Outra decisão importante que pode ser tomada a partir desse dado é definir uma margem de segurança

Exemplo: Se você quer 1500 pessoas no seu evento, faça um orçamento voltado para 1200 pessoas e abata os custos baseados nisso, você terá uma margem de segurança para a rentabilidade do evento.

Por fim, sabendo o número de pessoas você poderá definir o custo do seu evento, mas para isso, é necessário traçar todos os tipos de custos envolvidos no evento.

O primeiro grande passo foi dado, se todos os pontos listados acima forem bem definidos, você terá a concepção do seu evento definida, e faltará apenas a execução, com uma probabilidade de sucesso muito maior!

Quer saber os próximos passos para um evento de sucesso? não deixe de conferir nossa matéria sobre o orçamento prévio do seu evento!

Confira também o conteúdo na forma de vídeo, dirigido pelo Sócio Fundador da Cheers Daniel Paulatti

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