• Como saber quais serviços você deve terceirizar no seu evento universitário
• Quais serviços podem ser realizados pela galera da sua entidade
• Destrinchar cada tipo de serviço e como você deverá lidar com eles
• Fórmulas simples de quantidade de pessoas para se realizar um serviço

Sem mais enrolação, bora pra esse conteúdo que será passado de forma simples e direta!

Diferente do que muitos imaginam, os serviços de bar não envolvem apenas pessoas que servem as bebidas, para tudo funcionar bem você deve ter uma boa estruturação de funções por trás.

Como já dissemos, os serviços de bar, dependendo do tamanho que for sua festa, não precisam ser terceirizados, basta uma boa organização e capacitação do seu time e tudo irá funcionar bem!

Primeiro de tudo, todo bar precisa ter um chefe de bar, uma pessoa que deve ser responsável: Pela reposição de bebidas, ou seja, ficar de olho para ver o que está faltando e providenciar mais; evitar gargalos nas tarefas do bar; distribuir as funções e garantir que tudo esteja em ordem. O ideal é trabalhar com um chefe de bar para cada setor, ou seja, um chefe de bar para a área das cervejas, outro para a área da vodka e assim por diante.

É recomendado que o seu chefe de bar seja um de seus diretores ou um dos grandes responsáveis da sua diretoria de eventos, porque assim você irá garantir que uma pessoa que está alinhada com o propósito da festa tome a frente para manter o bom funcionamento. Em casos de eventos que são realizados por bar pago, a função do chefe de bar é ainda mais importante, pois a venda de bebidas está diretamente relacionada com o resultado financeiro da festa.

Além dos chefes de bar, você precisa ter as pessoas que irão servir as bebidas, que no caso serão a maioria dos trabalhadores do bar.

Uma dica para você que não tem uma equipe grande o suficiente para atender a demanda estimada, é utilizar pessoas agregadas da sua entidade acadêmica para ajudar no dia, e em troca, dar uma entrada mais barata ou totalmente gratuita.

Dependendo da duração da festa, algo que é muito comum nos eventos universitários é a divisão dos serviços de bar em turnos, por exemplo, uma equipe será responsável pelas 4 primeiras horas de festa e a outra pelas 4 últimas horas de festa. Essa é uma boa alternativa para não sobrecarregar sua equipe e garantir um melhor funcionamento do bar.

O serviço de limpeza muitas vezes é estipulado como obrigatório pelo proprietário do espaço que você alugou, ou em alguns casos, já pode estar incluso no contrato, nesse cenário, você não precisa se preocupar com isso.

Uma dica é sempre olhar no contrato se você terá de arcar com os custos de limpeza, se é uma limpeza pós festa e se eles exigem também uma limpeza pré festa e durante a festa.

Em casos que a limpeza é de responsabilidade da entidade, você deve providenciar uma equipe de limpeza. Geralmente, a casa sempre terá uma equipe de limpeza que você pode contratar, ou pelo menos irá recomendar alguma para você.

Para esse tipo de serviço, não é recomendado usar a equipe da sua entidade, pois a limpeza geralmente é feita no dia seguinte do evento, as pessoas ainda estarão cansadas, e além de sobrecarregar o pessoal, se a limpeza não for bem feita você pode ter problemas com o locatário.

Em festas muito longas, e principalmente em espaço fechado, você pode cogitar em colocar uma equipe de limpeza que atue durante a festa.

Nesses casos, uma boa fórmula para você se basear na limpeza é: 4 pessoas para limpar a cada 1200 pessoas no seu evento, sendo 2 nos banheiros e 2 para recolher o que cair no chão.

Logo de cara já vamos te dizer para não usar sua equipe própria para atuar como seguranças, colocar seus atletas de dois metros de altura não será uma boa opção aqui, pois além da falta de treinamento e preparo, atuar como segurança exige certificações legais e regulamentações.

Então sim, você terá de contratar uma empresa. Mas não é tão simples, provavelmente se você pedir para a empresa quantos seguranças eles recomendam para a sua festa, eles te passarão um número muito superior ao que você precisa, então você deve pensar na quantidade de seguranças necessária para não desperdiçar dinheiro do seu orçamento.

E como eu defino a quantidade de seguranças? O que mais vai influenciar nisso, além da quantidade de pessoas, é o seu local. Dependendo da quantidade de pontos fixos que seu local tiver, isto é, pontos de intercessão (entradas, portaria, área restrita, estacionamento, muros baixos) você precisará de um segurança para cada um desses pontos. Por isso é muito importante ter total conhecimento do local do seu evento e realizar uma série de visitas ao espaço, se você ainda não leu nossa matéria exclusiva para o local do seu evento, acesse agora pois temos certeza que vai te ajudar nessa etapa.

Uma boa fórmula é: 1 segurança para cada 100 pessoas no seu evento; ou, se você tem orçamento disponível e preza bastante pela segurança: 1 segurança para cada 80 pessoas, mais os seguranças nos pontos fixos.

Um ponto fixo que todo evento tem é a portaria, por onde as pessoas entram no seu evento. Se você pretende realizar a revista nas pessoas que entram no seu evento, isso pode aumentar ainda mais a quantidade de seguranças, dependendo da sua razão de entrada.

Você pode pensar na logística de distribuição dos seguranças para evitar gastos a mais, uma boa alternativa é deixar mais seguranças na entrada nos horários de pico, e nos horários em que a portaria ficar mais vazia, você pode redistribuir os seguranças na festa.

Para finalizar, uma dica importante se você quiser realizar revista, é que seguranças homens só podem realizar revista em homens, e seguranças mulheres só podem realizar revistas em mulheres. Sendo assim, você terá que separar homens e mulheres nas filas de entrada, e ter seguranças de ambos os sexos para realizar a revista da maneira permitida.

Geralmente, esses dois serviços são contratados juntos, e você deve estar atento e ver se eles cumprem com as leis necessárias, se for realizada alguma inspeção no seu evento e algo não estiver correto, isso pode fechar sua festa na hora.

Por isso é importante contratar serviços de confiança, para garantir a segurança do seu público, os requisitos legais e evitar problemas futuros.

Esse serviço estará presente na portaria do seu evento, para quem quiser comprar o ingresso na hora, e distribuído no local, em caso de bar pago.

Semelhante ao bar, você precisará de um chefe de caixa, para garantir que tudo ocorra bem, e dos operadores de caixa. Esse serviço também pode ser realizado pela sua equipe própria, sendo o seu diretor financeiro o seu chefe de caixa. As funções detalhadas desses cargos ainda serão discutidas em matérias futuras!

Mas, você também pode contratar uma operação completa para esse serviço, se desejar, com chefes de caixa, operadores de caixa, operadores de troca, maquininha de cartão e cobertura aos furos de caixa, que são possíveis erros nas contas em que a empresa arca com os custos cobrando uma taxa.

Uma fórmula para você usar aqui é: 4 caixas para cada 1000 pessoas no seu evento. E claro, isso é totalmente influenciado pelo seu tipo de bar, se ele é 100% open bar, misto ou bar pago.

Se coloque em uma posição em que você está realizando uma festa com modelo de bar pago, e seu público tem que esperar cerca de 20 minutos cada vez que quiser comprar uma bebida. Você acha isso interessante para você?

Obviamente não, ter pessoas paradas na fila ao invés de estarem consumindo prejudica muito o seu lucro, por isso, ter uma quantidade suficiente de caixas, que funcionem de maneira fluida, é extremamente importante para não trabalhar com filas (gargalos) e aumentar o consumo.

O Staff envolve toda a equipe que dará suporte ao evento, são as pessoas que ficarão de olho em tudo da festa, para ver se está funcionando da forma que deveria, inclusive nos fornecedores. Os Staffs devem ter comunicação direta com os chefes de bar e caixa, com a equipe das atrações, e com todos os fornecedores e empresas envolvidas.

É importante que seus staffs sejam diretores da sua entidade, mais uma vez, por eles estarem alinhados com todo o planejamento, organização e propósito da festa.

Muitas pessoas negligenciam esse tipo de serviço, e substituem por alguém da atlética tirando fotos pelo celular. Contratar uma equipe própria para isso é um investimento para seus próximos eventos e uma melhoria na experiência de quem foi, com um bom material em mãos, divulgar sua próxima festa com fotos, e takes de after movies passados vai facilitar demais seus processo de convencer as pessoas, pois as fotos irão traduzir o conceito da sua festa em imagens, que são um formato de consumo rápido e fácil.

E claro, você não precisa de uma equipe gigante de fotografia e filmagem, com drones e câmeras de filmar estádios, você precisa de algo que se adeque a sua realidade, muitos fotógrafos iniciantes podem produzir um material de qualidade e muito bom para sua festa, mas claro que tudo depende do contexto e do seu orçamento disponível.

Por fim, Este que não é um serviço essencial para o seu evento, mas se você quiser agregar na experiência do seu público e gerar uma renda extra, vender os produtos da sua entidade em um espaço durante o evento pode ser uma boa!

Você pode aproveitar para vender produtos parados em estoque ou fazer edições especiais do evento. Mas, lembre-se de vender apenas produtos que façam sentido com o contexto da festa, se você colocar uma calça moletom à venda, absolutamente ninguém vai comprar.

Somos a Cheers, uma empresa focada em trazer as melhores soluções para o ecossistema universitário!