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Se você está com aquela dúvida cruel sobre qual o próximo produto lançar na sua entidade, ou se só quer ficar por dentro das tendências do mundo universitário, essa matéria é a certa para você!
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evite problemas com o mapa do seu evento!
Ter o layout do seu evento é literalmente ter um mapa do evento que guiará importantes tomadas de decisão, pontos estratégicos da estrutura e dos postos de trabalho, qualquer organizador de evento deve ter o layout fixado na cabeça para encontrar soluções de maneira simples e rápida.
Então, se você está organizando um evento universitário agora, você não pode deixar essa ferramenta de lado! Confira a matéria completa e aprenda como desenvolver o seu layout sem muitas dificuldades! Aqui você vai aprender a:
Mas antes de começar, se você ainda não conferiu nossa matéria sobre o local do seu evento, já avisamos que ela vai facilitar muito essa etapa, então corre lá para conferir, é uma leitura bem rápida!
Então, se você está organizando um evento universitário agora, você não pode deixar essa ferramenta de lado! Confira a matéria completa e aprenda como desenvolver o seu layout sem muitas dificuldades! Aqui você vai aprender a:
- Por onde começar no Layout
- Quais são as principais praças do evento
- Que tipo de problemas um bom Layout evita no seu evento
Mas antes de começar, se você ainda não conferiu nossa matéria sobre o local do seu evento, já avisamos que ela vai facilitar muito essa etapa, então corre lá para conferir, é uma leitura bem rápida!
Por onde começar?
A primeira coisa que você deve saber é que não precisa ser nenhum expert ou profissional para montar o seu layout, basta alguns simples passos que qualquer um é capaz de fazer. Mas então vamos entender o que é o layout:
Layout basicamente é o desenho do seu evento, como que tudo vai estar posicionado para que a operação possa ser realizada da melhor maneira, simples assim.
Um bom layout é essencial para o dimensionamento da sua equipe nos postos de trabalho, e também descobrir quais tipos de estrutura deverão ser providenciadas, além de facilitar muito a organização e visualização do evento.
O primeiro passo para montar o seu Layout é visitando o espaço, você deve ir até o local e imaginar como as coisas estarão posicionadas e desenhar o fluxo de pessoas, por onde elas entram, onde acessam a bilheteria, onde validam os ingressos, onde ocorre a revista e todas as etapas obrigatórias para a entrada no evento.
A partir daí, as pessoas podem ir para diversas praças do evento, como caixa, palco, e para isso, você já pode pensar em como deixar tudo o mais sinalizado possível para facilitar o fluxo e evitar aglomerações desnecessárias.
A melhor coisa que você pode fazer é levar papel e caneta e desenhar tudo o que vê, para não deixar nenhum detalhe importante passar. Desenhe o espaço e defina todas as praças, que basicamente são os locais em que terão pessoas trabalhando. E para facilitar para você, deixamos algumas das praças mais recorrentes nos eventos universitários.
Principais praças:
- Entrada
- Bilheteria
- Validação de ingressos
- Revista
- Caixa
- Tenda de acolhimento
- Pista
- Palco
Cada uma dessas praças terão um número de pessoas trabalhando, e ter isso bem definido no layout te ajudará a organizar e determinar a quantidade de pessoas que deverá estar em cada praça.
Junto do desenho, você pode fazer anotações, ao visitar o local da bilheteria por exemplo, você pode notar que falta um balcão e cadeiras, tudo isso deve ser anotado e repassado para os responsáveis pela estrutura do seu evento.
Uma boa estratégia é levar também todos os principais responsáveis pelo evento, os diretores/ CO's, para que no local vocês possam levantar considerações e soluções para o melhor desempenho do seu evento.
Pontos de atenção na definição do Layout
Algumas decisões no seu layout podem comprometer muito o rendimento do seu evento, então listamos aqui alguns pontos que devem sempre ser evitados na hora de selecionar os espaços que cada praça irá ocupar.
1- O bar não deve ficar longe do caixa, pois isso diminui muito o consumo, ninguém quer ficar cruzando a festa para comprar fichas.
2- Evite o caixa perto do palco, as filas se misturam com as pessoas da pista e pode gerar confusão.
3- Os Estoques de bebidas e gelo devem sempre estar perto do bar, cruzar a festa com caixas de bebida não é uma boa ideia.
5- As filas no geral não devem estar muito próximas para não se misturarem, por exemplo, colocar duas praças em "esquinas" próximas.
6- As tendas do acolhimento não podem ficar perto de locais que geram muita aglomeração, já que isso pode atrapalhar o trabalho da equipe de socorro.
Agora que você tem essas valiosas dicas para desenvolver o layout do seu evento, você pode dar um passo além e simplificar todo o processo com a Cheers! Nossa plataforma é projetada especialmente para auxiliar na venda e organização de planos de associação, proporcionando uma experiência fácil e eficiente. Esqueça planilhas complexas e ineficientes! Organize tudo de forma automática, divulgue seus parceiros via App e notificações e foque no que realmente importa: fornecer um ambiente acadêmico estimulante e repleto de oportunidades para seus membros.
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Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você se sentir mais preparado para o seu grande evento, lembrando que a cheers está sempre a disposição para ajudar :)
Quer conferir mais detalhes? Não deixe de conferir nosso vídeo explicativo! com o sócio fundador da Cheers Daniel Paulatti
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